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建立某集团法律风险防控体系的设想
媒体来源: 何宜敏谈民法

    我企业于2003年组建,现已成为集制造、研发、贸易和外贸等为一体的大型现代化企业集团,随着企业的股改、上市,企业规模和经营范围还会不断扩大,由此也将会面临一系列重压、挑战和风险,竞争无序、诚信危机、合同风险、产权保护、国际规则和人才争夺等,而在诸多风险中,法律风险是底线。要保证企业安全、持续、有效、和谐发展,就必须建立健全防范经营风险的内部法律监督机制,不断深化完善法律服务保障机制,建立起与业务高度结合的法律风险防控体系,为依法决策、依法经营管理、依法主张,实现和维护合法权益提供充分的法律保障。

一,     组织体系完善,实行总、分公司二级联动

     现代企业的组织体系,必须建立自己的法务部门,作为集团法律风险防控的基地。根据我企业的性质和将来不断的发展规模,合同类型多,涉及面广,各类法务事全面,完善的法务部应设立法规制度科、合同项目科、纠纷诉讼科、公司事务科、普法培训科、公共关系科、知识产权科和办公室等八个科室,各分、子公司设立一名法务专员,承担集团法律事务职能的组织构架,形成从总部到各分、子企业法律事务工作有专人管,法律事务有专人办,各层面、各环节的法律风险有专人参与具体研究思考、识别防控立体式法律风险防控体系。鉴于集团法务部正在组建筹办中,机构设置与人员的配备应稳妥推进,法律事务范围及制度建设应本着轻重缓急的展开,为此,法务部初定人员为2-3人,各公司设一名兼职合同管理员,初步设想由各公司总经办人或采购部门人员担当(偏重总经办文员兼任)。各专职、兼职人员共同承担负责企业工商登记及知识产权等证照的管理;起草、审核企业规章制度、法律意见书、诉讼文书等各类法律文书;考察、起草、谈判、审核、管理各类合同;处理诉讼、仲裁、行政复议和听证等诉讼与非诉讼案件;参与企业的分立、合并、股改、上市、投融资、担保租赁、招投标等重大经营活动,并提供法律支持;法律教育培训(法制宣传、普法)的组织、实施;法律咨询等全部法律事务。关于廉政工作,鉴于集团整个组织机构正在改造完善,法务工作也在清理建立,为了依法保证公司的廉洁性,及时严厉查处职务侵占、受贿腐败等分子,杜绝严惩违反企业规章制度的发生,可将公司廉政工作纳入法务部,进行综合治理。如,我们在办理“除尘设备”一案,发现6万元设备款可能有财务人员侵占嫌疑,就可以立即调查核实,予以严惩。

二、逐步建立完善各类规章制度,依法有序管理法律事务

  法律风险防控体系,不单只是机构的建立,人员的配备,其核心是依法决策和依法经营管理。在保障依法决策方面,鉴于目前出资主体单一,公司各类决策议事规则可暂缓逐步建立。在保障依法经营管理、内部法律监督方面,可分步建立法务部工作职责、集团法律事务管理条例、集团合同管理制度、授权管理办法、法律纠纷管理办法、规章制度订立管理办法等等制度及各法务工作流程。因目前集团法律事务制度为几乎为零,以致产生合同签订前资信调查不实、缺泛规范,合同审查流于形式,合同变更、解除没有防控制,甚至原始凭据遗失,某些人员对合同审查、管理具有排斥抵触情绪,更不用说整个合同执行的动态监控管理,故现应立即施行合同审查、出具法律意见书、法律咨询规定和合同管理制度,对公司合同进行收集、清理,尚在执行的合同实行动态管理,在谈判签订的合同进行参与控制法律风险,真正落实法律风险事前防范、事中控制和事后完善的法律事务管理指导思想和方法。

三、夯实基础工作:落实事前防控        

    法律风险防控要真正做到由事后救济向事前防范和事中控制转变,必须在扎扎实实做好法律事务工作基础上下硬功夫。在合同基础管理方面,健全制度,严格执行,全面推进标准合同文本开发建设。目前我已起草了采购合同文本,与宁波公司阮总共同设计了经销合同,望尽快组织讨论,形成符合公司特点的文本合同,及时进行推广使用。具有企业个性标准文本合同的建设,是项艰巨的工程,需调查研究,总结经验教训,是集体智慧的结晶,随着公司的发展,各类条件的成熟,我们还将建设开发更多符合集团特点的类型化标准文本合同。在合同信息管理方面,建议使用“恒润基”合同管理软件,对合同签订前的调查,签订后的执行动态管理。

   在诉讼基础管理方面,着眼证据管理。证据素有“诉讼之王”之称,证据管理作为一项基础性工作,在诉讼纠纷处理中是保证案件胜诉的关键。为此,我们将着手研究制定《某集团证据管理规则》,使各项证据管理工作有规可依,有章可循,并进行相关培训,使“走足程序、留下痕迹”越来越成为企业经营管理人员的广泛共识和自觉行动。

  在公司事务基础管理方面,切实强化授权管理。在授权管理方面,建立自上而下的《权限指引》,完善分、子公司的制度性授权;按照“授权有度,权力受控,行事规范,行权报告”的原则,严格特别授权管理,切实加强风险防控力度。

四、重大项目跟踪服务,防控思想贯彻始终

   企业法律工作必须紧紧围绕企业中心工作来开展,法务部应鲜明的提出:“集团发展到哪里,法律服务保障到哪里”。我们将通过资信调查、参与项目谈判、审查合同、提供法律意见书等途经有效防控法律风险。在认真进行案例分析和合同风险源分析的基础上,我们特别要求强化对合同完整生命周期的全过程管理,使合同风险防线从传统意义的仅仅停留在对合同订立阶段“点”的把关,延伸到对合同当事人的资信调查、文本制订、合同签定、合同履行(运用三大抗辨权)和纠纷处理全过程一条“线”的把关,并按照 “计划-执行-检查-修正”的模式对合同、文本和制度进行循环过程管理。同时,大力推进信息化建设,着手构建合同信息管理系统,搭建合同管理的信息化平台,实现电子化的合同全过程管理。

五、 加强法律研究,灵活对应变化

 目前我国正在完善中国特色社会主义法律体系,实现国家各项工作法制化的进程很快,跟进国家立法,跟踪研究外部法律环境应是企业法律事务工作的一项重要任务。近年来国家新颁布了《公司法》(修订)、《物权法》、《企业破产法》、《劳动合同法》,今年,七月最高人民法院根据目前世界经济形势,又颁布了当前审理经济合同和劳动合同指导意见,我们应开展专题研究,分析对集团影响并及时提出应对措施建议。《劳动合同法》的颁布实施,我经近二年研究,设计了二十种劳动合同方面表格及万字的论文,及时向企业推广运用,将企业劳动风险降低到最低。
  六、进行普法教育,提高员工法律素质

 法律风险的防控,不是法务部或几个部门做好,就万事大吉的事,需全体员工一起行动,提高法律意识,风险意识,综合进行治理,如,员工在生产过程中发现机器设备或材料具有隐患,就应及时汇报,保存证据,具有风险意识,参与到法律风险防控体系中。我们将分批组织不同层次的法律培训,讲解合同法知识,证据法知识,告诉有关人员如何进行资信调查,如何保全证据,怎样运用三大抗辩权,保护自己的权益,提高员工资信调查、合同签订和执行的技能。

我们法务人员也应该不断学习、提高素质。国家在发展,法律在更新,法律浩瀚无边,博大精神,我们要加强学习,更新知识,不但要学习本业务的法律知识,还要学习本企业的业务知识,只有法律与业务的高度结合,才能将企业风险防控到最低。

 当今企业法务工作的观念在不断更新,理念有了新的变化,法律事务工作实现了从传统意义上的纠纷处理到合同管理,再到制度建设更高层次把关的跨越;我们建立集团法律风险防控体系也应围绕这一思想构制,制定制度,严格管理,全面审查,动员合体员工积极行动起,投入到集团法律风险防控体系中,将企业的法律风险降低到最小,为集团的发展壮大贡献力量。

 

                                                   二00九年八月十六日

 

 



 

 

 

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